Thiết lập

Mục đích: Hỗ trợ người sử dụng thiết lập lại 1 số chức năng của phần mềm theo ý muốn của KH.

 

  1. Danh sách kho

     

    Giúp bạn tạo và quản lý danh sách các kho của cửa hàng, cửa hàng của bạn để hàng ở bao nhiêu kho hãy tạo trên phần mềm bấy nhiêu kho tương ứng.

    B1: Đăng nhập tài khoản => Chọn Thiết Lập => Danh Sách Kho

     

    image

     

    B2: Chọn Thêm mới

     

    image

     

    B3: Màn hình sẽ hiển thị bảng Thêm mới kho hàng, điền đầy đủ các thông tin bạn muốn tạo: Tên kho, địa chỉ, số điện thoại…

    B4: Tại ô Đang sử dụng, nếu bạn muốn sử dụng kho này ngay thì tích vào, nếu chưa muốn sử dụng thì bỏ tích

    B5: chọn Thêm mới

     

    image

     

    Ngoài ra bạn có thể vào ô Tác vụ để thay đổi thông tin hoăc xóa các kho đã tạo

    Lưu ý: Không xóa được Kho chính

     

    Để xóa được Kho bạn phải vào ô Tác vụ bỏ chọn Đang sử dụng và kho đó chưa phát sinh giao dịch

     

    image

     

  2. Nhóm sản phẩm

     

    Giúp phân chia các sản phẩm trong cửa hàng thành các nhóm để dễ quản lý, ví dụ nhóm Quần Jean, nhóm áo Sơ mi…

    Có 2 cách để thêm mới nhóm sản phẩm: Thêm trực tiếp và thêm mới bằng file excel

    Cách 1: Thêm mới trực tiếp ( dùng trong trường hợp bạn thêm mới với số lượng ít )

    B1: Vào Thiết lập => Chọn Nhóm sản phẩm

     

    image

     

    B2: Chọn Thêm mới để thêm từng nhóm hàng => điền đầy đủ Tên và mã nhóm vào bảng Thêm mới nhóm sản phẩm

     

    image

     

    B3: Chọn Lưu lại

     

    Mã nhóm để trống Phần mềm sẽ tự sinh, hoặc bạn có thể thay đổi tên mã nhóm theo ý muốn.

    Để thay đổi thông tin hoặc xóa vào ô Tác vụ.

     

    Lưu ý: Chỉ những mã nhóm sản phẩm chưa phát sinh giao dịch mới xóa được

    Cách 2: Thêm mới nhóm sản phẩm bằng file excel ( sử dụng trong trường hợp bạn thêm với số lượng lớn)

    B1: Vào Thiết lập => Chọn Nhóm sản phẩm

     

    image

     

    B2: Chọn Nhập từ file excel, nếu chưa có file mẫu bạn chọn Lấy file mẫu

    về

     

    image

     

    image

     

    B3: Lưu lại file mẫu và nhập Tên, mã nhóm sản phẩm theo định dạng của file mẫu vừa down về

    B4: Chọn tập tin => Chọn file mẫu nhập nhóm sản phẩm vừa điền ở B3 => Chọn Lưu lại

     

    image

     

    image

     

    image

    Sau đó màn hình sẽ xuất hiện kết quả số lượng thành công và thất bại vừa thêm mới.

     

  3. Sản phẩm

     

    Giúp tạo ra các sản phẩm để đưa vào kinh doanh như: áo thun, túi sách,…

    Có 2 cách để thêm mới sản phẩm: Thêm trực tiếp và thêm mới bằng file excel

    Cách 1: Thêm mới trực tiếp ( dùng trong trường hợp bạn thêm mới sản phẩm với số lượng ít )

    B1: Vào Thiết lập => Chọn Sản phẩm

     

    image

     

    B2: Chọn Thêm mới => điền đầy đủ các thông tin sản phẩm tại bảng Thêm mới, nhập các thông tin: tên sản phẩm,nhóm sản phẩm, giá nhập, giá bán lẻ, giá bán sỉ

    Ngoài ra bạn có thể tải ảnh của sản phẩm đó lên giao diện màn hình bằng cách vào image not availble

    => Chọn Lưu lại để hoàn tất

     

    Lưu ý: Không được nhập các ký tự sau ở phần tên sản phẩm: < ! ; \ ‘ [ ] { } /

     

    image

     

    Cách 2: Thêm mới nhóm sản phẩm bằng file excel ( sử dụng trong trường hợp bạn thêm sản phẩm với số lượng lớn)

    B1: Vào Thiết lập => Chọn Sản phẩm

     

    image

     

    B2: Chọn Import Excel, Download file mẫu về và nhập các thông tin tương ứng theo hướng dẫn của file

    Lưu ý: Tại cột trạng thái để 1 là Đang sử dụng; để 0 là không sử dụng

     

    image

     

    image

     

    B3: Chọn File import vừa nhập thông tin sản phẩm ở Bước2 => Chọn

    import,

     

    Màn hình sẽ hiển thị bảng kết quả import sản phẩm từ file excel cho biết số lượng import thành công và thất bại.

    Trong quá trình import có những mã sản phẩm thất bại, bạn có thể download danh sách thất bại về để xem nguyên nhân tại sao dẫn đến import bị thất bại.

     

    image

     

    image

     

  4. Thiết lập tem sản phẩm

     

    Giúp tùy chỉnh thiết kế tem sản phẩm, địa điểm có thể chọn các thông số hiển thị trên tem (tên công ty/ nhãn hàng, tên sản phẩm, giá). (Tham khảo thêm mục In tem sản phẩm)

    B1: Vào Thiết lập => Chọn Thiết lập tem sản phẩm

     

    image

     

    B2: Tại màn hình hiển thị bảng thiết lập tem sản phẩm, tích chọnimagenếu

     

    image

    muốn hiện thị thông tin tên công ty, tên sản phẩm, giá, đơn vị trên sản phẩm => Chọn lưu lại

     

    image

     

  5. In tem sản phẩm

     

    Giúp thiết kế các tem sản phẩm kèm mã vạch, giá bán để dán lên sản phẩm.

    B1: Vào Thiết lập => Chọn In tem sản phẩm

     

    image

     

    B2: Tìm kiếm theo mã sản phẩm, tên sản phẩm hoặc chọn Xem để thiết lập tất cả -> Chọn Thiết lập

     

    image

     

    B3: Chọn Thiết lập, tại bảng Thiết lập thông số in tem sản phẩm nhập các thông số bạn muốn trên tem sản phẩm => Chọn Lưu

     

    image

     

    image

  6. Thiết lập máy in

     

    Giúp kết nối phần mềm với máy in để in hóa đơn, in báo cáo B1: Vào Thiết lập => Chọn Thiết lập máy in

    image

     

    B2: Tại màn hình thiết lập máy in, chọn cỡ in hóa đơn theo ý muốn => Chọn Lưu lại

     

    image

     

  7. Thông tin hóa đơn

     

    Giúp thiết lập các thông tin chi tiết về địa điểm để in trên hóa đơn B1: Vào Thiết lập => Chọn Thông tin hóa đơn

     

    image

     

    B2: Điền đầy đủ các thông tin tại bảng Thông tin hóa đơn, nếu muốn hiển thị lôgô của cửa hàng trên hóa đơn chọn Choose File => Chọn Lưu lại

     

    image

     

  8. Thiết lập chung

     

    B1: Vào Thiết lập => Chọn Thiết lập chung

     

    image

     

    B2: Tại bảng Thiết lập chung => Chọn tích các chức năng theo ý muốn

    => Chọn Lưu lại

     

    • Bật chức năng công nợ: Cho phép bán hàng có Ghi nợ.

       

      Vd: Bán cho Khách hàng A nhưng không trả tiền trực tiếp mà sẽ Ghi nợ lại hóa đơn đó (Công nợ khách hàng) để thanh toán công nợ sau

    • Cho phép bán hàng âm: Chức năng này cho phép khi sản phẩm trong kho đã hết bạn vẫn bán được hàng

    • Cho phép làm tròn số tiền trên hóa đơn: Khi thanh toán tiền nếu trên hóa đơn đang hiển thị là số lẻ VD: 1250đ sẽ tự động làm tròn thành 1500đ

    • Hiển thị đơn vị tính của sản phẩm: Bật chức năng cho phép hiển thị đơn vị tính của sản phẩm

      VD: khi thêm mới sản phẩm có cho phép chọn đơn vị tính. Khi in hóa đơn cho phép in đơn vị tính của sản phẩm trong hóa đơn

    • Bật in mã sản phẩm trên hóa đơn: Khi in hóa đơn sẽ hiển thị mã sản phẩm trên hóa đơn đó

      VD: Bán sản phẩm có mã là: MH120, mã này sẽ hiển thị trên hóa đơn

       

    • Bật in tên sản phẩm trên hóa đơn: Khi in hóa đơn sẽ hiển thị tên

       

      image

      sản phẩm đó trên hóa đơn

       

      VD: Bán sản phẩm có tên là: Áo khoác, tên này sẽ hiển thị trên hóa đơn

       

    • Bật in đơn vị tính trên hóa đơn: Khi in hóa đơn sẽ hiển thị đơn vị tính của sản phẩm đó trên hóa đơn

      VD: sản phẩm A có đơn vị tính là Cái, trên hóa đơn sẽ hiện thị đơn vị tính là Cái

    • Hiển thị kho hàng của chi nhánh khác: Chức năng này cho phép nhìn thấy kho của các chi nhánh khác trong cùng một cửa hàng, nếu không chọn thì chỉ nhìn thấy kho của một chi nhánh đang đăng nhập

    • Cho phép thay đổi giá bán hàng: Khi bán hàng có thể thay đổi giá ngay tại màn hình bán hàng mà không ảnh hưởng đến giá bán gốc của sản phẩm

    • Bật in logo trên hoá đơn: Khi in hóa đơn sẽ hiển thị hình ảnh logo của cửa hàng đó trên hóa đơn

      VD: Cửa hàng có logo là image, khi intrên hóa đơn sẽ hiện thị logo này ( Chọn logo ở phần thiết lập thông tin cửa hàng)

    • In mã vạch trên hóa đơn: Khi in hóa đơn sẽ hiển thị mã vạch của hóa đơn đó trên hóa đơn

    • Định dạng số thập phân: Cho phép cửa hàng bán sản phẩm với số lượng lẻ, có 3 mức là 1,2,3

      VD: để ở mức 1: Nhập được số lượng dạng 2.5 để ở mức 2: Nhập được số lượng dạng 2.55 để ở mức 3: Nhập được số lượng dạng 2.555

    • Chọn chiều in hóa đơn: Khi bán hàng in hóa đơn có thể chọn in chiều ngang hay in chiều dọc

    • Hiển thị thông tin chiết khấu trên hóa đơn: Khi bán hàng có chiết khấu tiền mặt hoặc chiết khấu % cho KH, chi tiết của phần chiết

       

      image

      khấu sẽ hiển thị trên hóa đơn

       

    • Ẩn tính tổng tiền, tổng số lượng: Chức năng này cho phép tại các màn hình sẽ ẩn phần tổng tiền và tổng số lượng

       

      image

       

  9. Quản lý tài khoản

     

    B1: Vào Thiết lập=> Chọn Quản lý tài khoản

     

    image

     

    B2: Chọn Thêm mới -> Nhập đầy đủ các thông tin để thêm mới tài khoản

     

    image

     

    B3: Chọn Xem để hiển thị ra tất cả các tài khoản hoặc tìm kiếm Tài khoản theo Quyền, Chi nhánh đã tạo

     

    image

     

    Muốn chỉnh sửa Tác vụ image để cập nhật lại thông tin B1: Nhập thông tin mới muốn cập nhật

    B2: Chọn Lưu

     

    image

     

  10. Phân quyền tài khoản

     

      1. Phân quyền cho các tài khoản bằng hai cách

         

        Cách 1: Khi đang tìm kiếm tài khoản tại mục Quản lý tài khoản.

         

        Từ mục này, có thể chỉnh sửa quyền bằng cách: Vào mục Thiết lập -> Chọn Quản lý tài khoản

        image

         

        Chọn 1 tài khoản muốn phân quyền -> Chọn Chỉnh sửa quyền

         

        image

         

        image

        Xem tiếp các bước phân quyền theo từng loại tài khoản tại mục 10.2 bên dưới.

        Cách 2Vào trực tiếp

         

        Chọn Thiết lập ->Chọn Phân quyền tài khoản

         

        Xem tiếp các bước phân quyền theo từng loại tài khoản tại mục 10.2 bên dưới.

         

        image

         

      2. Tài khoản có 3 loại như sau

         

        Loại 1: Admin full quyền – Tài khoản của chủ cửa hàng đã dùng để đăng ký.

        • Quản lí tất cả các chi nhánh và tất cả các tài khoản trong hệ thống cửa hàng của mình

        • Có quyền thêm mới tài khoản admin chi nhánh, thêm mới tài khoản thu ngân

        • Có quyền bổ sung thêm, loại bớt (bằng tích chọn) các chức năng của tài khoản admin chi nhánh và thu ngân

        • Ví dụ: Có thể cấp cho tài khoản A có quyền là admin chi nhánh 1, đồng thời là thu ngân chi nhánh 2 và ngược lại. Như vậy, tài khoản A đăng nhập sẽ có 2 quyền, tương ứng với hai chi nhánh 1 và 2.

     

    image

     

    Các bước phân quyền tài khoản admin full quyền như sau: B1: Chọn tài khoản -> Chọn Tìm kiếm

    B2: Tích chọn các mục cho phép hiển thị với tài khoản này -> Chọn Lưu

     

    image

     

    Nếu muốn cho tài khoản này thêm quyền admin/thu ngân của chi nhánh khác.

    B1: Chọn Chi nhánh khác -> Chọn Quyền tương ứng B2: Chọn tiếp Tìm kiếm

    B3: Tích chọn hiển thị các mục cho tài khoản này -> Chọn Lưu

     

    image

     

    Vậy tài khoản trên có thể được phân nhiều quyền thuộc các chi nhánh khác nhau.

    Loại 2: Admin chi nhánh – Tài khoản admin được thao tác tất cả chức năng trong chi nhánh đó

    • Có quyền thao tác tất cả các chức năng trong chi nhánh đó: Tổng quan, bán hàng, kho hàng, tiền, đối tác, báo cáo, thiết lập.

    • Có quyền tạo tài khoản thu ngân ứng với chi nhánh quản lí. Mặc định tài khoản thu ngân sẽ chỉ có quyền thao tác một số chức năng trong các phần:

    image Tổng quan image Bán hàng

    image Kho hàng: Nhập trả hàng image Tiền: Kết ca

    image Đối tác: Khách hàng

     

    image Báo cáo: Báo cáo bán hàng theo hóa đơn, nhập xuất tồn, tồn kho, nhật kí bán hàng, lợi nhuận theo hóa đơn, công nợ khách hàng.

    Các bước phân quyền tài khoản admin chi nhánh như sau:

     

    B1: Đăng nhập bằng tài khoản admin chi nhánh (Với điều kiện admin chi nhánh được tài khoản chủ cửa hàng (admin full quyền) cho phép sử dụng chức năng phân quyền). Admin chi nhánh chỉ được phân quyền hiển thị các chức năng cho tài khoản thu ngân. Không có quyền phân quyền cho admin chi nhánh khác.

     

    image

    B2: Chọn Thiết lập -> Chọn Phân quyền tài khoản

     

    image

     

    B3: Chọn tài khoản -> Chọn Tìm kiếm

     

    image

     

    Loại 3: Thu ngân chi nhánh – Tài khoản chỉ có quyền thao tác một số chức năng trong chi nhánh đó. Không có quyền phân quyền, tạo tài khoản.

    Mặc định tài khoản thu ngân sẽ chỉ có quyền thao tác 1 số chức năng trong các module:

    image Tổng quan image Bán hàng

    image Kho hàng: Nhập trả hàng

    image

    Tiền: Kết ca

     

    image Đối tác: Khách hàng

     

    image Báo cáo: Báo cáo bán hàng theo hóa đơn, nhập xuất tồn, tồn kho, nhật kí bán hàng, lợi nhuận theo hóa đơn, công nợ khách hàng

    image Tài khoản này có thể do admin full quyền (chủ cửa hàng) tạo. Hoặc cũng có thể do admin chi nhánh (hoặc tài khoản được cấp quyền tạo tài khoản) tạo ra.